Gestión documental para empresas
La gestión documental permite almacenar, gestionar y organizar el flujo de documentos de cualquier empresa, sin importar su tamaño ni el número de archivos con los que trabaje.
Cualquier usuario autorizado podrá acceder y trabajar con los documentos de manera rápida, cómoda y sencilla, lo que agiliza el trabajo mejorando el bienestar empresarial.
La herramienta perfecta para la gestión documental es Docuware.
GESTIÓN DOCUMENTAL A TU ALCANCE
¿Quieres deshacerte de tareas repetitivas?
¿Necesitas aumentar tu productividad?
¿Quieres acceder a tus documentos desde cualquier lugar, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo?
¿Y si pudieras conseguir todo esto sin aumentar recursos?
¿Qué es la gestión documental y en qué consiste?
La gestión documental es la implementación de sistemas y procesos que nos permiten organizar, almacenar y recuperar documentos físicos o digitalizados, automatizando así los sistemas de trabajo y ahorrando tiempo en todo tipo de trámites y gestiones.
Algunos de los documentos con los que este tipo de software suele trabajar son: contratos, facturas, formularios, solicitudes de empleo y otros muchos registros presentes en bases de datos.
¿Por qué tu empresa necesita una gestión documental sólida?
Cómo empresa de gestión documental en Madrid, somos conscientes de que la transformación digital ha llegado para quedarse, y que esto no es casualidad, pues la tecnología trae consigo una serie de beneficios para los negocios que se traducen en un ahorro de costes, energía y tiempo esenciales.
Se estima que las empresas actuales que no disponen de una sólida gestión documental malgastan al año más de 20.000€ en la gestión y organización de documentos, un dinero que podría ahorrarse con la implementación de sistemas especializados (pudiendo invertirse en otras áreas que fomentaran el crecimiento de la empresa).
Una reciente encuesta también trajo a la luz que la media que tarda un empleado en buscar el documento que necesita es de 18 minutos en empresas que no cuentan con una sólida gestión documental, si hablamos de departamentos acostumbrados a trabajar con gran cantidad de información, como son el departamento administrativo o de RR.HH., el tiempo malgastado en estas tareas se vuelve abismal.
La mejor solución para la gestión documental
Docuware te permite la automatización de tareas, así como la generación de flujos de trabajo perfecto para equipos remotos impulsando tu productividad, todo ello con un imponente motor de reconocimiento de texto para su posterior búsqueda automática de los documentos.
Beneficios de la gestión documental:
Con esto en mente, queda reflejada la importancia de la gestión documental para el ahorro de tiempo, dinero y energía de nuestro personal: asimismo, queremos recalcar algunos beneficios concretos de la gestión documental para que puedas hacerte una mejor idea del gran cambio que puede suponer para tu empresa:
- Permite al personal encontrar los documentos en cuestión de segundos.
- Protege la confidencialidad y la seguridad, otorgando derechos de acceso y cifrado.
- Sustituye las tareas repetitivas manuales por flujos de trabajo automatizados.
- Reduce la cantidad de papel empleado, digitalizando los documentos y creando así sistemas más sostenibles.
- Te aseguras de cumplir con la normativa vigente, ya que los sistemas de gestión documental en Madrid han sido diseñados para cumplir con la normativa actual de protección de datos (Ley LOPD) a través de accesos controlados.
Todo esto se traduce en empleados más eficientes, con niveles de estrés más bajos y capaces de realizar más tareas en menos tiempo, lo que a su vez conlleva clientes más felices y satisfechos.
¿Cómo es un buen sistema de gestión documental?
Implementar sistemas de gestión documental no es garantía de éxito en una empresa, pues como sucede con cualquier otro producto o servicio, contar con un sistema de gestión documental actualizado y con la mayor cantidad de prestaciones posibles es esencial. En Printatec, nuestra empresa gestión documental en Madrid ofrecemos las mayores garantías:
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¿Qué ofrece el sistema de gestión documental de Printatec?
- Automatización del flujo de trabajo: Creando flujos lógicos de procesos, asignando tareas y buscando sustitutos en los casos en que sea necesario. El sistema también es capaz de detectar cuando se ha iniciado un nuevo flujo de trabajo; por ejemplo, con la entrada de una nueva factura o cambios en el estado de un documento. La automatización de procesos también es capaz de comprobar si los contratos de trabajo o las revisiones de rendimiento se han cumplimentado, rellenado y firmado correctamente.
- Búsquedas más eficientes mediante indexación: Nuestra gestión documental en Madrid, indexa y clasifica todo tipo de documentos para que sean más fáciles de encontrar. Asimismo, cada empresa puede personalizar su sistema de archivo, creando índices totalmente adaptados a sus necesidades o preferencias de búsqueda. Los sistemas de gestión documental más completos también permiten automatizar la indexación, de manera que el personal no tenga que etiquetar a mano cada documento.
- Integración: Cómo expertos en gestión documental Madrid, somos conscientes de que muchas compañías ya trabajan con otros softwares de gestión, y que lo que necesitan es un complemento que potencie sus capacidades de organización. Si es tu caso, debes saber que nuestro software de gestión documental puede implementarse fácilmente con otros que ya estén operativos dentro de tu compañía, pudiendo integrarse con más de 500 aplicaciones diferentes.
¿Cómo funciona la gestión documental?
Nuestro software de gestión documental en Madrid se sirve de varios métodos para convertir documentos de papel en archivos digitales, y capturar a su vez documentos electrónicos. Para ello, se utilizan diversos métodos de captura de documentos, tales como: Escaneo, OCR (Optical Character Recognition), importación desde sistemas externos, correo electrónico y formularios electrónicos, entre otros.
Tipos de sistemas de gestión documental ¿Cuál es mejor para mi empresa?
Existen tres tipos de sistemas de gestión documental: sistemas en la nube, in situ e híbridos:
- Sistemas de gestión documental en la nube: En este tipo de sistemas de gestión documental, los documentos y datos quedan almacenados en una ubicación central de servidores, además suelen abonarse mediante suscripción mensual, lo que se traduce en costes reducidos, en no necesitar un equipo técnico para gestionar el sistema y en diversas copias de seguridad almacenadas de forma dispersa y segura.
- Sistemas de gestión documental in situ: Consiste en implantar un sistema de gestión documental en su propio centro de datos, junto a las demás aplicaciones que su compañía esté utilizando. Es la opción más adecuada para empresas con amplios recursos informáticos. El coste en esta modalidad es algo más alto, a cambio de obtener un control absoluto sobre el software, y la posibilidad de trabajar con los documentos sin acceso a internet.
- Sistemas híbridos de gestión documental: Estos sistemas fusionan la gestión documental en la nube con la gestión documental in situ. Por ejemplo, utilizando un sistema en la nube como copia de seguridad de un sistema local, o una integración a un ERP local (Enterprise Resource Planning).
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